Effettuata la login e dopo essere entrati per la prima volta nel programma, qui sotto sono elencate la sequenza delle operazioni minime necessarie all'elaborazione del cedolino mensile e al calcolo dei contributi trimestrali:
1
Inserimento dei dati del datore di lavoro. Essenziali sono il cognome, nome ed il codice fiscale.
2
Inserimento dei dati del collaboratore domestico. I dati essenziali da inserire nelle sette maschere sono:
3
Maschera 1: Cognome e Nome, codice fiscale.
4
Maschera 2: La residenza e il luogo di svolgimento del lavoro
5
Maschera 3: Il livello di inquadramento (selezionando il livello)
6
Maschera 4: particolarità sui contributi: solo nel caso di convivente mettere lo spunto sulla voce 1 e 2
7
Maschera 5: La data di assunzione e l'orario di lavoro settimanale (l'orario di lavoro è FONDAMENTALE per il calcolo del cedolino e la determinazione dei contributi)
8
Maschera 6: Perfezionare il trattamento economico, adeguandolo a quello desiderato.
9
Cedolini e fasi mensili, Inserimento mensile. Nel calendario, selezionare a sinistra il mese di assunzione.
10
Inserire le ore di lavoro corrette. Ripetere l'operazione per i mesi successivi, fino a quello attuale o per almeno un trimestre. (Nel caso si stia inserendo un collaboratore che ha iniziato il rapporto nell'anno precedente, vedere il menu di utilità di programma, inserimento di un vecchio collaboratore).
11
Calcolo buste mensili. Premere il bottone Calcola tutti. Se si sono seguite correttamente le istruzioni precedenti compariranno per il collaboratore inserito un elenco di Ok per i mesi gestiti.
12
Stampa delle buste paga, nel menù dei prospetti mensili.
13
Cedolini e fasi mensili, contributi:elaborazione mav in inps on line, copia incolla dei dati di webcolf sulla colonna di destra del sito inps, conferma e stampa mav
Complimenti, sono state elaborate le prime buste paga e il primo mav per i contributi con il programma WebColf!
Funzionalita
Funzionalita
Effettuata la login e dopo essere entrati per la prima volta nel programma, qui sotto sono elencate la sequenza delle operazioni minime necessarie all'elaborazione del cedolino mensile e al calcolo dei contributi trimestrali:
1
Inserimento dei dati del datore di lavoro. Essenziali sono il cognome, nome ed il codice fiscale.
2
Inserimento dei dati del collaboratore domestico. I dati essenziali da inserire nelle sette maschere sono:
3
Maschera 1: Cognome e Nome, codice fiscale.
4
Maschera 2: La residenza e il luogo di svolgimento del lavoro
5
Maschera 3: Il livello di inquadramento (selezionando il livello)
6
Maschera 4: La data di assunzione e l'orario di lavoro settimanale (l'orario di lavoro è FONDAMENTALE per il calcolo del cedolino e la determinazione dei contributi)
7
Maschera 5: -
8
Maschera 6: Perfezionare il trattamento economico, adeguandolo a quello desiderato.
9
Cedolini e fasi mensili, Inserimento mensile. Nel calendario, selezionare a sinistra il mese di assunzione.
10
Inserire le ore di lavoro corrette. Ripetere l'operazione per i mesi successivi, fino a quello attuale o per almeno un trimestre. (Nel caso si stia inserendo un collaboratore che ha iniziato il rapporto nell'anno precedente, vedere il menu di utilità di programma, inserimento di un vecchio collaboratore).
11
Calcolo buste mensili. Premere il bottone Calcola tutti. Se si sono seguite correttamente le istruzioni precedenti compariranno per il collaboratore inserito un elenco di Ok per i mesi gestiti.
12
Stampa delle buste paga, nel menù dei prospetti mensili.
13
Stampa del bollettino dei contributi, nel menù compilazione bollettino.
Complimenti, sono state elaborate le prime buste paga e il primo bollettino per i contributi con il programma WebColf!
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Potrai stampare il contratto, le buste paga, i mav dei contributi in automatico e tanto altro con la nostra assistenza qualificata!
Domande Frequenti
ALCUNE DOMANDE FREQUENTI RIGUARDANTI...
...IL SERVIZIO OFFERTO
I dati che inseriscono vengono comunicati a qualcuno?
I dati inseriti non vengono comunicati a nessuno, nè per ragioni di pubblicità, statistiche, etc. nè per gli adempimenti relativi all'amministrazione del personale domestico, dunque non vengono comunicati nè all'INPS, nè al Centro per l'Impiego competente. I dati inseriti vengono conservati nel server ad esclusivo utilizzo dell'utente, per mantenere i dati storici e i progressivi delle elaborazioni effettuate.
Qual'e' il costo del servizio? Che garanzie vi sono?
Il programma attualmente è gratuito per 30 giorni e lo possono tutti, compresi i professionisti. Successivamente viene richiesto un abbonamento di importo pari a 55 euro iva inclusa per gestire fino a tre datori di lavoro, 150 Euro iva inclusa per gestirne un numero illimitato per la durata di un anno.
...L'ASSUNZIONE DI UNA COLF / BADANTE
Come faccio ad inserire i dati di un collaboratore assunto negli anni precedenti e che ora voglio gestire tramite WebColf?
Il programma prevede una maschera apposita nel menù Assunzione collaboratore | Dati collaboratore | Inserimento progressivi vecchi assunti dove è possibile inserire il tfr, le ferie e qualche altro dato per poter facilmente caricare i dati pregressi del collaboratore gestito.
...L'ELABORAZIONE DELLA BUSTA PAGA
Perchè pur avendo segnato ferie nel calendario mensile, nel cedolino paga sono solo esposte e non viene quantificato il valore?
E' stato inserito, nel trattamento economico, che le ferie non maturino ma che il valore corrispondente venga inserito nella paga lorda, che risulta superiore al minimo sindacale previsto dal contratto collettivo. Con questa opzione abilitata le ferie vengono quindi pagate mensilmente. Quando vengono effettivamente godute nel cedolino paga vengono esposte ma non retribuite.
Come si può annullare una busta paga?
E' sufficiente andare nel calendario mensile e posizionarsi nel dipendente e nel mese che si vuole cancellare. Poi bisogna premere il tasto con il segno "meno" sulla sinistra dello schermo. Il programma cancella sia l'inserimento della busta paga, sia il calcolo e i progressivi fatti ad essa relativi.
...I CONTRIBUTI
Perchè le ore dei contributi calcolati nella busta paga non coincidono con le ore lavorate nel mese?
L'INPS richiede i contributi per le settimane intere, dalla domenica al sabato. Per la settimana a cavallo del mese i contributi vengono chiesti nel mese successivo (ecco perchè le ore di lavoro non coincidono con le ore su cui sono calcolati i contributi) perchè diversamente potrebbero generarsi degli errori. Faccio un esempio: in un part-time di 20 ore il lavoratore nella settimana a cavallo del mese, nell'ultimo giorno della settimana fa 6 ore di straordinario. In questo caso cambia la fascia su cui si calcolano i contributi della ultima settima (che diventano fissi per il personale che lavora più di 24 ore) e le trattenute fatte nel mese precedente sulla settimana non completa sono più alte di quelle dovute.
Inoltre è l'INPS che espressamente prevede che per le settimane a cavallo del trimestre i contributi dell'ultima settimana non completa vadano versati nel trimestre successivo.
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Il calcolo mensile
Terminato l'inserimento del cedolino è necessario effettuare il calcolo mensile. Questa fase produce 3 importanti effetti: determina l'importo della busta paga corrente, aggiorna i progressivi mensili (per il calcolo della tredicesima, ferie e trattamento di fine rapporto) e, per ultimo, determina i contributi che dovranno essere versati all'INPS al termine del trimestre.
Ogni volta che si entra nella maschera del calendario mensile e si effettuano delle modifiche, sarà quindi necessario rilanciare il calcolo mensile per effettuare tutti gli aggiornamenti di cui sopra.
Lo stato in cui si può trovare una determinata mensilità è quindi il seguente:
-Da inserire i movimenti: Per le mensilità precedenti alla data corrente il programma evidenzia in rosso che non sono ancora stati inseriti i movimenti nel calendario mensile, manca quindi anche il calcolo.
-Eseguire il ricalcolo: I movimenti mensili sono stati inseriti ma non è stato fatto o non è stato aggiornato il calcolo del cedolino.
-Ok: I movimenti sono stati inseriti ed il calcolo è stato effettuato correttamente, i dati sono aggiornati.
NOTA: Ogni volta che una busta paga che non riguarda l'ultimo mese di lavoro viene rifatta, è necessario effettuare il ricalcolo anche di tutte i cedolini successivi in modo da aggiornare i progressivi mensili.
Per praticità, nel calendario mensile, è stato inserito un bottone che consente di spostarsi immediatamente nella visualizzazione del cedolino, il calcolo tuttavia non viene effettuato automaticamente. Una volta che ci si è spostati nella nuova finestra è necessario confermare l'elaborazione premendo il bottone "Ricalcola". Il ricalcolo tuttavia modifica solo il cedolino corrente e non quello dei mesi successivi, sarà quindi necessario recarsi nel menu "Inserimento mensile | Calcolo buste mensili" per effettuare il ricalcolo di tutte le mensilità successive.
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Il primo passo per l'elaborazione del cedolino è l'inserimento mensile delle presenze nel calendario, attraverso il quale il programma calcola le spettanze in busta paga e i contributi da versare all'INPS.
La prima volta che si accede al calendario mensile per un determinato mese il programma preleva l'orario settimanale standard del lavoratore che si trova nella maschera 5/7 dei dati collaboratore del menù assunzione e genera così un mensile standard, che necessita di essere modificato solo per le particolarità che hanno contraddistinto il rapporto di lavoro domestico nel mese in esame: ferie, malattie, lavoro straordinario, infortunio, aspettativa, etc.
Le causali che si possono inserire accanto al giorno, per esempio , si trovano nell'elenco causali nella colonna di sinistra della maschera. Per la scelta della causale specifica si veda il manuale causali utilizzabili al link:http://www.webcolf.com/manuale-webcolf/causali-utilizzabili.html)
Le festività, elencate nell'art. 17 del contratto, vengono inserite, invece, automaticamente nel calendario mensile. Poichè la festività va pagata come normale retribuzione, il programma calcola automaticamente, in base alla tipologia del rapporto, le ore da assegnare. Ad esempio per un collaboratore non convivente assegna 1/6 dell'orario settimanale (ovvero 1/26 del mensile), quindi se l'orario standard prevede 8 ore settimanali, poichè 8/6=1.33, il programma propone nell'inserimento mensile F1,33. Nel caso, invece di festività infrasettimanale cadente di domenica, inteso come giorno di riposo settimanale, essa viene considerata festività non goduta e viene retribuita con una giornata di retribuzione in più. Non spetta, però, la retribuzione della festività cadente durante la settimana per i collaboratori conviventi se quella giornata non prevede ore lavorative.
Per inserire le causali composte , si segua questa convenzione:
ore lavorate effettive compreso lo straordinario + causale + ore riferite alla causale
+ [eventuale: nuova causale + ore riferite alla causale + causale + ore riferite alla causale]
n.b.Se dopo la causale non viene inserito alcun importo orario, per quella causale viene implicitamente assegnato un numero di ore pari a quelle lavorative nelle giornata in esame, tranne per la festività (1/6 orario settim.)
Cliccando la di informazione accanto al giorno è possibile accedere al dialogo di aiuto per l'inserimento di causali. La finestra che si apre è la seguente:
Selezionando la causale, inserendo il numero di ore e premendo aggiungi per ogni causale da inserire per lo stesso giorno e cliccando ok si formerà il codice esatto, che sarà inserito in automatico nel giorno corrispondente.
Se si tratta di un codice che va ripetuto per più giorni si può scegliere nell'ultima riga, a sinistra l'intervallo di tempo, e accanto la causale interessata, e cliccare inserisci. Questa opzione viene usata soprattutto in caso di ferie, malattia, aspettativa o maternità obbligatoria.
Causali particolari: C'è da ricordare che, nel caso di malattia, infortunio e maternità, va inserito il codice specifico per tutti i giorni del certificato, anche se non previsti come giorni lavorativi nell'orario standard. Stessa cosa vale anche per le ferie, se espresse in giorni (26 esimi).
Alcuni esempi di compilazione:
In un giorno lavorativo di 8 ore il lavoratore ha svolto anche 3 ore di straordinario ordinario e poi ha fatto altre due di straordinario notturno.
-->
11SN2
Tutto il giorno in ferie
-->
FE
In un giorno lavorativo di 6 ore, 2 ore sono state lavorate e le altre quattro il lavoratore ha chiesto ferie
-->
2FE4
Il lavoratore è stato assente tutto il giorno per la festività del patrono
-->
F
Il lavoratore è stato assente per malattia
-->
M
Assenza per infortunio
-->
I
Il lavoratore è stato assente per un periodo di aspettativa. Da notare che se il periodo di aspettativa supera la quindicina del mese il programma non farà maturare il rateo di tredicesima, ferie e trattamento di fine rapporto per il mese in elaborazione.
-->
AD
Il lavoratore è stato assente, giustificato, per un periodo dove non aveva comunque maturato ferie (il rateo del mese comunque matura)
-->
A
Dopo aver finito l'inserimento per elaborare il cedolino va cliccato il bottone .
Si apre poi la maschera relativa al cedolino elaborato.
Bottoni e sigle della maschera dell'inserimento mensile:
per l'elaborazione dell'ultimo cedolino è necessario inserire la data cessazione, cliccando sul tasto "data cessazione". In automatico il programma calcolerà le spettanze di fine rapporto.
Alla fine dell'inserimento mensile, quando sono state inserite le presenza e le eventuali causali con codice, si deve cliccare il bottone "calcola cedolino".
Cliccando il tasto "Torna al menù" si esce dalla maschera e si ritorna alla pagina principale.
Prima del calcolo del cedolino, dopo aver completato l'inserimento, si può rendere l'inserimento non modificabile cliccando il tasto "cambia" e viceversa se, in un secondo momento, lo si vuole poi modificare.
Qualsiasi annotazione inserita nel campo "note" viene riportata all'interno della busta paga come descrizione
il programma, dopo aver cliccato il bottone contr. inserimento, indicherà lo stato dell'inserimento: come corretto o non corretto. In quest'ultimo caso si dovrebbero controllare le causali inserite.
Gli errori più frequenti sono:
-aggiunta di spazi tra un codice e l'altro
-aggiunta di spazi tra il codice e il numero delle ore
-errore nel digitare il codice
Cliccando il tasto "contr. inserimento" il programma controlla che nel calendario tutte le giornate siano state inserite correttamente, utilizzando le voci e le causali esatte.
Nelle tre righe in basso del calendario vi è la possibilità di selezionare della causali speciali: premi, trasferte, indennità sostitutiva mancato preavviso, trattenute, rimborsi, anticipo tfr. Una volta selezionato la causale interessata, vengono abilitati i campi relativi.
Nel caso venga compilato con il codice 1 il campo ind. (istituti indiretti) la voce assegnata avrà un riflesso anche sul trattamento di fine rapporto, maggiorandolo o diminuendolo per il valore corrispondente alla causale inserita.
il tasto "precedente" serve per spostarsi indietro di un unità o di un elemento nella selezione dei datori di lavoro, collaboratori, mese e anno.
il tasto "successivo" serve per spostarsi in avanti di un unità o di un elemento nella selezione dei datori di lavoro, collaboratori, mese e anno.
il tasto "primo" serve per andare al primo elemento della selezione dei datori di lavoro o dei collaboratori.
il tasto "ultimo" serve per spostarsi all'ultimo elemento della selezione dei datori di lavoro, collaboratori.
il tasto "salva" serve per salvare le modifiche effettuate nella maschera. Dopo aver salvato le modifiche i cedolini, anche se precedenti alla data di modifica, se rielaborati nuovamente, saranno calcolati in base a nuovi dati salvati.
il tasto "elimina" serve per calcellare l'elemento, quale il collaboratore, il datore di lavoro o l'inserimento mensile.
il tasto "aggiungi" serve per aggiungere un nuovo elemento, come un nuovo datore o collaboratore.
Cliccando il tasto "informazioni"si apre una finestra che serve di aiuto per la compilazione dei codici composti.
Eventuali problematiche:
1. Visualizzazione inserimento del vecchio orario e non del nuovo:
Se dopo l'accesso al calendario mensile viene variato l'orario settimanale svolto, il programma, pur calcolando le ore ordinarie e straordinarie tenendo conto dei nuovi orari, non modifica quanto proposto a video. Esempio: se si è inserito che il collaboratore lavora quattro ore al giorno dal lunedi al venerdi, si accede al calendario mensile, si ritorna nella maschera dell'orario giornaliero modificando con 6 le ore svolte dal lunedi al venerdi e si ritorna nuovamente al calendario mensile, il programma mostra ancora quattro ore al giorno per il mese che era stato precedentemente già evidenziato. Per forzare il programma a modificare l'inserimento è necessario cancellare il mese inserito cliccando il bottone giallo con segno meno, sulla sinistra, sotto il nome del dipendente, sempre nella maschera dell'inserimento mensile e tornare all'interno del mese da calcolare.
2. Inserimento con modifica dell'orario durante il mese:
Premesso che il cambiamento d'orario dovrebbe partire sempre da inizio mese, nel caso la variazione avvenga durante il mese, la regola per l'inserimento è la seguente:
-se la modifica dell'orario viene effettuata entro il 15 del mese, il cedolino va rielaborato con il nuovo orario e vanno modificate le settimane con l'orario precedente, inserendo le ore precedute dalla O (ordinarie).
-se, invece, la modifica viene effettuata dopo il 15 del mese, il cedolino del mese va rielaborato con il vecchio orario e vanno modificate le ultime settimane con il nuovo orario nell'inserimento mensile, manualmente. Se la modifica di orario è in aumento rispetto al precedente, per evitare l'evidenziazione di orario straordinario o supplementare va inserita la causale O.
In entrambe i casi, comunque, vale la legge della prevalenza per cui tutti gli elementi quali tfr, ferie e 13esima vengono maturati in base all'orario prevalente del mese, per questo dunque l'orario in maschera 5/7 del dipendente va variato solo nel caso la variazione di orario avvenga prima del giorno 15.
3. Calcolo dell'ultimo cedolino:
Nel caso di licenziamento o dimissioni il calcolo dell'ultimo cedolino segue questa procedura:
-dopo aver controllato che tutti i cedolini siano aggiornati (ovvero in stato di ok o definitivo) in cedolini e fasi mensili | calcola buste mensili, nell'inserimento mensile si dovrebbe selezionare a sinistra il mese dell'ultimo cedolino e cliccare sul bottoneindicando tale data.
-fare l'inserimento e modificare eventuali ore lavorate aggiungendo le particolarità e poi cliccare calcola.
In questo modo il programma calcola tutte le spettanze di fine rapporto: tfr, 13esima maturata e ferie non godute (se le ferie sono in negative verranno sottratte dalla liquidazione totale).
nb. nel caso di licenziamento o dimissioni in tronco, ovvero senza preavviso, si deve selezionare nelle tre righe in basso una delle alternative:
- indennità sostitutiva mancato preavviso, se si tratta di licenziamento, e si indicano le ore che il collaboratore avrebbe dovuto lavorare nel periodo di preavviso, tenendo conto dell'orario standard. L'indennità calcolata dal programma andrà a sommarsi alle altre spettanze di fine rapporto.
- trattenuta mancato preavviso, se si tratta di dimissioni, e si indicano le ore che il collaboratore avrebbe dovuto lavorare nel periodo di preavviso, tenendo conto dell'orario standard.La trattenuta calcolata dal programma andrà a sottrarsi alle altre spettanze di fine rapporto.
Utilità
Utilità del programma
Licenziamento collaboratore
Licenziamento collaboratore
Riepilogo fine anno
Riepilogo fine anno
Cedolini e fasi mensili
Cedolini e fasi mensili
Assunzione collaboratore
Assunzione collaboratore
Per iniziare...
Per utilizzare webcolf ed elaborare in pochi minuti (il nostro obiettivo è di riuscirci in meno di 10 minuti) la busta paga on line di una collaboratrice domestica i requisiti di sistema sono i seguenti:
- Un collegamento ad internet;
- Un browser per navigare in internet. Per una miglior esperienza d'uso, al posto di explorer, si consiglia l'utilizzo di:
Solitamente tutti i pc di ultima generazione rispondono a queste esigenze.
Il programma è stato testato per funzionare con una risoluzione minima di 1024 x 768. Per gli schermi molto piccoli, come quelli del cellulare o dell'ipad, webcolf ha già adattato il programma e prova a riconoscere il sistema in uso per la migliore visualizzazione possibile. In caso comunque rimangano delle difficoltà si consiglia di ridurre lo zoom cliccando nella prima riga in alto dello schermo su visualizza | zoom | riduci zoom e poi di andare su 5 - Utilità | Opzioni e dati utenti ed impostare una qualche forma di visualizzazione personalizzata.
Il programma è in rete e non viene installato in un pc e quindi l'utente può accedere al suo account da qualsiasi computer che abbia una connessione via internet con le stesse credenziali d'accesso. Inoltre è possibile a più persone, soprattutto nei casi di studi professionali, accedere e lavorare nello stesso account contemporaneamente. L'unica limitazione è evitare di effettuare l'elaborazione dello stesso cedolino o le modifiche dei dati contemporaneamente per lo stesso collaboratore.
Il programma, quando viene richiesta la stampa del cedolino, del bollettino, della modulistica di assunzione e di licenziamento, visualizza un file .pdf all'interno di una finestra. Se dopo la stampa questa dovesse risultare vuota è probabile che il computer utilizzato abbia delle caratteristiche non compatibili come acrobat reader non aggiornato, un antivirus paricolarmente invasivo che impedisce l'apertura della finestra con il file di stampa. In questi casi il passaggio risultato più utile è inserire il sito tra quelli che possono aprire finestra pop-up e, su internet explorer, tra i siti attendibili (Strumenti | Opzioni | Protezione | Siti Attendibili | Siti e, togliendo lo spunto su verifica estensione https, aggiungere www.webcolf.com nello spazio in alto e premere il bottone aggiungi).
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Introduzione
Benvenuto nel manuale del programma webcolf per gestire in autonomia colf, badanti e baby sitter ed elaborare cedolini e documenti professionali online in pochi click!
Questa guida, che viene aggiornata periodicamente, ti potrà accompagnare nella gestione del tuo collaboratore domestico: scegli tra le voci del menù qui a destra quella che può interessarti e segui passo passo le istruzioni: tutto sarà facile e chiaro!
Vuoi capire le normative vigenti e il Contratto collettivo su cui si basa il programma? clicca qui e trovi a destra della pagina tutti gli articoli del CCNL colf e badanti commentati divisi per argomenti e accompagnati da esempi: l'esperienza del nostro staff ha arricchito questi articoli di consigli utili!
Se sei alle prime armi e qualcosa non ti sembra così chiaro e immediato non esitare a contattarci all'indirizzo mail di l'assistenza info @ webcolf.com, saremo felici di rispondere a tutti i tuoi dubbi e di controllare, a tua richiesta, anche il tuo profilo webcolf! L'assistenza è gratis per sempre!
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Precisiamo poi che non vi è alcun impegno, obbligo o forma di rinnovo tacito. Chi non è interessato poi all'abbonamento non deve dare alcuna disdetta poichè l'account si disabilita in automatico.
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